Una evaluación muy satisfactoria del proceso de administración de juntas de accionistas realizó DCV Registros, principalmente del período punta de reuniones que ocurre en abril de cada año, fecha en que se cumple el período legal para que las sociedades anónimas efectúen esta actividad.

De acuerdo a las cifras, del total de 165 juntas realizadas en el mes de abril por parte de los clientes de DCV Registros, 145 fueron manejadas por esta filial del DCV, lo que equivale a un 88%. Durante el período enero-abril de este año, en tanto, hubo 184 juntas en total, y de ellas 159 fueron administradas por DCV Registros.

Al realizar un balance del proceso, Claudio Garín, gerente de operaciones y servicios, se mostró conforme con los resultados y con el desempeño de los colaboradores de DCV Registros, tanto en la administración de las juntas como en el apoyo para resolver -cuando ameritó- situaciones imprevistas.

“La evaluación del proceso es muy positiva toda vez que el equipo de ejecutivos responsable de manejar estos eventos cuenta con el entrenamiento para otorgar un servicio de calidad y para administrar contingencias que se puedan presentar en el evento propiamente tal. Este es un valor agregado de DCV Registros ya que conocemos la dinámica y estructura de estos eventos, por lo que los ejecutivos son capaces de dar directrices sobre cómo enfrentar y resolver situaciones puntuales”, sostuvo.

Garín explicó, a modo de ejemplo, que hay ocasiones en que accionistas que desean participar de una junta no están autorizados, porque sus acciones están con una corredora que mantiene la custodia de éstas. Esta situación se resuelve con la emisión de un Certificado de posición para Juntas, a fin de dar una solución rápida y satisfactoria, y dar espacio a su asistencia.

En el ámbito tecnológico, DCV Registros cuenta con un sistema computacional diseñado específicamente para soportar el ciclo completo de estos eventos (sean juntas ordinarias o extraordinarias, de accionistas, tenedores de bonos e incluso de emisores de cuotas de fondos de inversión) y que se ha ido adaptando conforme a los distintos requerimientos que se presentan al proporcionar el servicio y que considera; la entrega al cliente del registro de asistencia a la reunión, cálculos de quórum, registro de votación y cálculos correspondientes (ya sea en papeleta o por aclamación), cierre del registro y documentación necesaria para  informes al regulador. El servicio, adicionalmente permite que DCV Registros se encargue del envío de la citación a los accionistas si así lo estima el cliente.

El servicio de administración de juntas de accionistas está disponible para todos los emisores que lo soliciten, aunque no sean clientes de DCV Registros. “Este año se organizaron eventos para asambleas, juntas de clubes deportivos y sociedades anónimas que necesitan cumplir con esta formalidad legal y que no son clientes directos de DCV Registros”, subrayó el  ejecutivo.

“DCV Registros cuenta con equipos tecnológicos, logística y personal para administrar juntas de accionistas a nivel país. Este año se realizaron juntas en Puerto Montt, Concepción, Iquique, Viña del Mar, entre otras, según el domicilio legal de la empresa, lo que da cuenta del nivel de coordinación que tiene el equipo,” precisó.

Desafíos

Un tema particular y propio de la dinámica de las juntas de accionistas es la concentración de estos eventos durante el mes de abril. Específicamente durante la última semana del mes, donde este año se concentró aproximadamente el 50% de las juntas, lo cual implica responder a los requerimientos de cada caso, con un peak de 25 juntas en un sólo día.

“Ese tema nos plantea un desafío a la capacidad de tener no sólo el equipo de la subgerencia de emisores de DCV Registros capacitado en el entendimiento de la logística y del sistema computacional para administrar los procesos, sino también en la búsqueda de formar a otras unidades de la empresa en esta materia”, afirmó Garín.